1．迅速作出反应，感谢来信者提供的信息或材料。

2．讲明你的老板不在市内或不在办公室。如果老板真的外出，说清楚大概什么时候回来。

3．向写信者保证你将在老板回来的时候把信转交。

4．如果延误回信给写信者带来任何不便，加一句道歉的话。

解释老板不在办公室的原因时，除非写信者知道内情，不要说老板生病或者有其他麻烦。你可以说：“由于李先生不在办公室，他将不能参加……”

亲爱的吴文女士：

感谢您给张总寄来新的纳税申报表。张总现在正在外面出差，但他一回来我就会把您的信转交给他，我相信他一定会很快与您联系的。

    请接受我对这次无法避免的耽搁的道歉。

 

**公司公司办公室秘书**谨上

          　　　　2005年3月5日

   ★ 同时给答复的答谢信 

在同时给答复的答谢信中最重要的是要了解事实。下面是这种书信的写作模式：

1．迅速作出反应并辨认出来信。

2．如果老板不在，把情况告诉对方。

3．陈述答复来信的事实，如果收到了什么东西，你要表示感谢。

4．如果合适，告诉对方老板回来时将再写信。

 

亲爱的李林先生：

感谢您来信就办公室设备问题要求与张总见面。下午张总将不在办公室。但是，孙先生负责公司购买方面的事情，您可以与他联系。他的办公室在423室，他上午10点至中午12点在办公室。如果您想给他打电话约会，他的分机号码是678。我将负责把信转交给他，所以您在打电话时可以提到这封信。

 

**公司公司办公室秘书**谨上

          　2005年3月5日