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零件销售内控执行情况稽核报告
作者     来源     发布时间 2006-08-30     浏览次数     字体 大  中  小
内容摘要 零件销售内控执行情况稽核报告 一、 查核依据: 零件销售政策 、周转零件政策、月结零件政策、售后服务零件储存及出货作业办法
零件销售内控执行情况稽核报告
一、 查核依据: 零件销售政策 、周转零件政策、月结零件政策、售后服务零件储存及出货作业办法
二、查核目的：本次查核系依据公司所订政策与实际作业程序对比调查并评估，期能发现缺失，增进作业效率
三、查核方法：抽查书面资料，与服务部就问题点开会检讨。
四、查核区间：2002/1-2002/6
五、查核说明：因采用抽查方式进行，事实上无法发现所有缺失，除轻微者以口头请主办单位改进外，现特就查核过程中发现的若干问题点，提供建议如下，以供参考改进：
1、维修站订购零件的书面订单不规范。下订或修改缺少订购人员的适当签章，订单未做统一编号管理。订单是公司发货的依据，订单不规范，存在着货物漏发、多发、错发的风险，建议服务部对订单进行规范管理。
相关单位意见：维修站素质参差不齐；难以严格要求客户订单标准化；xx组工作重点为网上订单，对尚余的书面订单未做严格要求与管控.
改善对策：xx组未来采区域管理，由经销商通过网络下订，书面订单将取消。

2、零件退货退款手续与现行税法要求不符。现行我司服务零件销售后办理退款采用直接从货款扣抵的方式，而依据现行税法，应该在维修站未做帐务处理时将发票正本退还我司，如已做帐务处理应由维修站开立退货或折让证明提供我司开出红字发票入帐。
相关单位意见：xx组不了解税收政策；
改善对策：拟接受稽核建议，自8月起退货将要求客户提供退货与折让证明以符合法规。
     
3、价格变动后客户经常性要求退差价。由于调价信息未及时公布，客户对调价情况不了解，因此在公司调价之后，客户仍要求按旧价格结算。建议xx组应及时更新对外公布的价格信息，以减少退款情况。
相关单位意见：原价格通过软盘发布，信息告知欠及时

改善对策：目前正在规划通过网络反映价格变化情况以提高及时性，待完成后即停止办理因价格变动引起的退款要求

4、存在公司库房发货至客户收货过程中货物短少的情况。存在我司库房面经盘点确认已发货，而客户反映未收货，因考虑客户满意而办理退款手续的情况。建议xx组对每月差异情况列表跟踪管控，并采取对策减少此类情况的发生。
相关单位意见：存在差异的原因既有人为疏忽也可能是运输途中遗失。
改善对策：xx组表示已改善了捆包发货流程以期减少发货中的疏失；同意稽核建议，列表跟踪管控

5、            存在已发货未开立发票的情况。抽查发现“xxxx”2月发票遗漏开立，涉及金额28,145.77，影响到应收帐款的正确认列。主要由于现行的管控方式是采取人工汇总当月需开立发票的资料后开票，容易产生疏漏，已建议零供组规划资讯系统对开票的情况进行管控以减少人工作业的失误,并能及时发现异常。
相关单位意见:该个案发生的主要原因是”xxxx”适逢变更税号，当月未开立发票，次月由于xx组人员交接疏忽,导致遗漏至稽核时点仍未开票,现已于7月补开发票
改善对策：同意稽核建议，规划资讯系统管理开票；及时与会计人员完成对帐工作

6、收款作业与公司既定政策有差异。（1）依公司政策服务零件应先收款后发货，实务作业中存在未收款或收款不足而发货的情况；（2）月结零件未依照已核准的零件月结政策办理结算；（3）部分欠款拖欠时间较长（2-5个月）未收回
相关单位意见：（1）为提高客户满意度部分紧急订单由部门主管核准后先行出货；（2）月结款项由于人力原因，无法及时完成与厂商对帐的工作而厂商未及时汇款；（3）欠款时间较长部分原因为原系统规划1，000元以内的出货未收款即可办理发货，由于客户订货欠款后长时间未下订单，业务人员无法及时发现问题，部分属于双方对帐不符，客户不愿支付
改善对策：（1）xx组规划区域管理，给予所有经销商月结待遇，以避免未遵行收款发货的政策导致的欠款；（2）已补充人力及时对帐，争取依照月结政策与月结客户及时结算货款；（3）与会计就对帐问题形成互动，业务人员将全力配合对帐催款事宜

7、周转零件的担保手续不完备。周转零件的担保手续未办理完备即发放周转零件，存在潜在的风险。
相关单位意见：每家经销商办理担保手续后，xx组进行周转零件的发放，但担保书不符合审核要求,已退回经销商重办,因此目前存档的担保书不完整
改善对策:督促经销商尽快完成担保手续

  8、 保险索赔赔付率低。抽查保险索赔情况，发现因零件运输中产生的损坏向保险公司索赔赔付率低，主要由于索赔物证收集齐备有困难。
相关单位意见:主要原因系运输部门与保险部门脱节，运输部门对外包装完好内部损坏及客户未当场验收的货物拒绝出具破损证明
改善对策：（1）要求各维修站能够当场验货；；（2）提升包装材料质量，降低破损机会；（3）促成运输部门与保险部门的协调，争取从根本上解决此问题。

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